Organisatie Tomocon

Hello minna~

Mangaschool overweegt om ook bij Tomocon 2015, zoals we bij veel cons doen, de tekenactiviteiten te organiseren. Normaal gesproken staan we standaard bij de meeste conventies in Nederland en België, maar over Tomocon zijn we erg aan het twijfelen. Er gaan namelijk geruchten de ronde over de gang van zaken op die conventie en die zijn niet positief.

De meesten van ons waren er niet bij en we hebben onze informatie voor het grootste deel moeten baseren op die geruchten. Nu vroeg ik me af of de mensen die er wel heen zijn geweest misschien wat kwijt kunnen over de conventie?

- Ik heb begrepen dat het uitgangspunt van Tomocon een vriendelijke en zo goedkoop mogelijk conventie is. De reden dat de tickets zo goedkoop konden zijn, zou zijn omdat ze een hele kleine crew hadden; maar 10 vrijwilligers. Dat had als gevolg dat de rij voor de entree heel lang was, en dat je nauwelijks gophers/staffmensen rond zag lopen bij wie je terecht kon voor problemen.
- Een ander punt was dat de beveiliging zeer te wensen overliet, mede veroorzaakt door de kleine crew. Er zouden tassen van bezoekers zijn doorzocht en tegelijkertijd liepen er weinig beveiligers rond.
- Verder zou zelf meegebracht voedsel van de bezoekers zijn ingenomen en vernietigd worden omdat het de bedoeling zou zijn dat men op de con eten zou kopen.

Herkennen jullie deze dingen? En waren er andere merkwaardigheden op de conventie?

Groetjes,
Bakuhatsu

Ik ga het slechte voorbeeld geven door iets te typen waar je weinig aan hebt, want ik was er zelf niet bij, maar...

...ik vraag me een beetje af hoe 'een kleine crew aan vrijwilligers' de tickets veel goedkoper zou kunnen maken. [/€0,02]

Well, ze hebben waarschijnlijk bespaard op de kosten van de vrijwilligers. Ze hebben reiskosten en dergelijke dus zo klein mogelijk gehouden. Als Mangaschoolvrijwilliger krijg ik van alles vergoed en de organisatie Mangaschool ook.

Oh, neem me niet kwalijk. Ik nam aan dat het ging over de 'gewone' vrijwilligers, die niet bij een specifieke activiteit horen. Die krijgen volgens mij doorgaans niet zo veel vergoed dat het echt veel lasten van het budget wegneemt als je ze weglaat...

Maar goed, ik zal verder m'n mond houden en dit topic overlaten aan de mensen die er wél geweest zijn!

De beveiliging was inderdaad best slecht denk ik.

Ik weet dat iemand (ik noem geen namen en stuff, ik ben geen backstabber) zonder ticket binnen was gekomen, en daar de hele dag was geweest. Het is diegene iig gelukt om de hele dag daar te blijven zonder problemen en stuff, zover ik weet.

For what it's worth, ik was op de Tomofair een paar weken terug. Mijn post gaat dus over Tomofair wat volgens mij dezelfde organisatie is.

Om even je punten te doorlopen:
- De rij van de conventie was inderdaad vrij lang. Wij waren wat later gearriveerd (een uur later?) en we hebben uit mijn hoofd zo'n 15-30 minuten in de rij gestaan of je dat lang vind mag je zelf een oordeel over geven. Ik had verder geen vragen of problemen dus heb niet het probleem gehad dat ik niemand kon vinden. Ik kan me alleen niet herinneren dat er veel gophers waren. Zo kan ik me niet herinneren wat de kleur shirtjes waren ofzo.

- Wat betreft de beveiliging, halverwege de dag stond er ineens een verlaten koffer in de gymzaal waar men met enige meters afstand omheen liep. Een vriend van me merkte nog op dat dit een rede zou zijn om iedereen te evacueren. Zette me wel even aan het denken, maar het zal niks geweest zijn. De koffer lag wel echt in de loopruimte, niet tegen de muur ofzo.

- Heb geen meegebracht voedsel meegenomen dus weet niet of er iets is ingenomen.

Verder stonder op de website beschreven dat er veel parkeerruimte was bij de gymzaal zelf. Dit bleek echter niet het geval te zijn. We werden met de auto naar een parkeerplaats in de buurt gewezen (5-10 minunten lopen). De parkeerruimte van de gymzaal zelf was zodanig klein dat we ons afvroegen hoe ze zouden hebben bedacht dat het mogelijk zou zijn om iedereen een parkeerplek te geven.

Verder heb ik niet heel lang op de conventie rondgehangen. Na het Smash tournooi en een rondje of twee te hebben rondgelopen waren we weggegaan. Ik weet ook dat veel hakugyokuro'ers het meeste van de tijd gezellig buiten hebben gezeten (lol Dirk) dus over het algemeen...Tja, het was in ieder geval gezellig.

Bakuhatsu schreef:- Ik heb begrepen dat het uitgangspunt van Tomocon een vriendelijke en zo goedkoop mogelijk conventie is. De reden dat de tickets zo goedkoop konden zijn, zou zijn omdat ze een hele kleine crew hadden; maar 10 vrijwilligers. Dat had als gevolg dat de rij voor de entree heel lang was, en dat je nauwelijks gophers/staffmensen rond zag lopen bij wie je terecht kon voor problemen.

Ik heb geen problemen gekregen waar ik last van had, de ene keer dat ik een vraagje had liep er ook wel iemand in de buurt, maar die lange rij kan niemand ontkennen. Ik was vroeg, en de rij was al groot (Breed, en het ging een trap op en nog heel wat meters naar buiten). Tegen de tijd dat we eruit waren was de rij nog een heel stuk gegroeid. Ze hadden maar één persoon om de tickets te controleren, ik denk dat het probleem daar zat. Gelukkig wel een ander om de bandjes om te doen, maar dat hielp niet heel veel. (Wat gezegd word over de persoon die zonder ticket binnen kwam kan ik overigens ook bevestigen- niet dat ik het erg vond. De persoon had betaald als er nog tickets waren.)

Bakuhatsu schreef:- Een ander punt was dat de beveiliging zeer te wensen overliet, mede veroorzaakt door de kleine crew. Er zouden tassen van bezoekers  zijn doorzocht en tegelijkertijd liepen er weinig beveiligers rond.
- Verder zou zelf meegebracht voedsel van de bezoekers zijn ingenomen en vernietigd worden omdat het de bedoeling zou zijn dat men op de con eten zou kopen.

Bij de ingang werden tassen inderdaad doorzocht voor voedsel, er stond ook al redelijk wat ingenomen voedsel naast. Gelukkig deden ze het niet heel zorgvuldig, en/of hadden ze er bij mij helemaal geen zin in toen ze hem open maakten. (Tas was te vol met hele cosplay erin.) Ondanks dat het flauw is dat ze voedsel innamen boden ze wel een goedkoper alternatief voor Japans eten, door een frietkraam buiten te zetten. Het is dus niet zo dat je moest kiezen tussen duur convoedsel of verhongeren.
Over de beveiliging kan ik niet vertellen, omdat ik er niet mee te maken heb gehad.

Maar ik moet zeggen dat ik de locatie/pendelbusjes een wat groter probleem vond. Het was nogal onbereikbaar met gewoon OV, en er reden twee(dacht ik) busjes van 8 personen om mensen heen en terug te brengen. Het duurde best lang om er te komen/weer weg te gaan. Maar ik weet niet of dat relevant is voor jullie.

Bakuhatsu schreef:Well, ze hebben waarschijnlijk bespaard op de kosten van de vrijwilligers. Ze hebben reiskosten en dergelijke dus zo klein mogelijk gehouden. Als Mangaschoolvrijwilliger krijg ik van alles vergoed en de organisatie Mangaschool ook.

Dergelijke vergoedingen zijn er vaak voor groepen die activiteiten organiseren, omdat ze onkosten maken maar wel de conventie voorzien van inhoud. Dealers krijgen doorgaans niets vergoed omdat onkosten een deel uitmaken van hun beroepsactiviteiten (en ze het vermoedelijk toch van de belasting kunnen laten aftrekken). Vrijwilligers krijgen normaal gezien geen expliciete vergoeding voor verplaatsingen en dergelijke. Soms wordt er voedsel voor ze voorzien en in de meeste gevallen moeten ze geen ticket kopen of krijgen ze het terugbetaald, dus een voordeel voor vrijwilligers is dat ze buiten hun shifts mee kunnen doen aan de con zonder dat het hen iets kost. Met andere woorden, een groter aantal vrijwilligers maakt je con niet duurder, tenzij de verhouding van vrijwilligers ten opzicht van bezoekers zodanig is dat je er teveel tickets door misloopt. En dat zou wel heel bizar zijn. Buiten conventies waar ze veteranen onder hun vrijwilligerscrew rekenen die ze willen houden of die zo gevestigd zijn dat mensen er voor lopen te springen (Abunai, Anime...) willen conventies doorgaans zoveel vrijwilligers als mogelijk.

Als iemand die deel uitmaakt van de organisatie van een conventie, die zelf in omvang beperkt is (maar wel een stuk groter dan Tomocon) ga ik ook even m'n mening kwijt, hoewel ik niet bij de eerste editie aanwezig was.

Hoewel er een grote community rond cons is, zijn er vaak kleinere subgroepen waarin gerucht zich snel verspreiden en waarin mensen het vaak ook leuk lijken te vinden om drama op te stoken of zich snel beledigd te voelen. Ook qua organisatie zie je vaak dezelfde namen terugkomen op verschillende cons. Vrijwilligers die bij meerdere cons meehelpen, de ene conventie die reclame mag maken bij de andere, dezelfde groepen die activiteiten organiseren... Daardoor is er een beetje (excuses voor het woord) inteelt in de hele zaak. Met als neveneffect dat als bij één con of organisatie iemand een slecht woord doet, dit zich als een lopend vuurtje verspreid. Soms terecht, soms niet.

Ik weet dat toen Tomocon werd aangekondigd, de geplande omvang, korte termijn, goedkope tickets en onrealistisch lijkende beloftes (shuttle bus) een reflex opwekten van wantrouwen. Het zou niet de eerste keer zijn dat iemand door naïviteit of slechte bedoelingen een con op poten zet die slecht uitdraait. Hoshicon is daar wel het meest extreme voorbeeld van, als je dat een con wilt noemen. Nee, ik ga het hele verhaal hier niet doen. Vraag daar maar voor rond in de community, iemand kan je wel informeren.
Dat Tomocon toch mogelijk was is vermoedelijk het resultaat van de achterliggende organisatie. Tenzij ik me sterk vergis denk ik dat het is opgezet door Red Dot Commerce. De conventie had dus eigenlijk impliciet al een economische inslag. Waarschijnlijk is veel van het nodige geld ook vanuit die richting opgehoest. Maar meer dan interpretatie is dat niet, dus ga dat niet als feit verspreiden.

Dat de beveiliging te wensen zou hebben overgelaten en misschien niet altijd correct optrad hoeft niet te verbazen. Om te beginnen, 10 vrijwilligers is veel te weinig. Voor Atsusa 2014 had ik meer dan 30 vrijwilligers per dag, en dan moest ik nog aardig schuiven met de shifts om het voor elkaar te krijgen en nu en dan mensen uit stand-by inzetten. Tomocon had meer dan half het bezoekersaantal van Atsusa 2014, schat ik. Dat in combinatie met een staff die al wel veel cons heeft meegemaakt, maar vermoedelijk niet vanuit de positie als organisator, is er misschien niet voldoende informatie en vooropleiding verstrekt aan de vrijwilligers.
In principe is er eigenlijk niets tegen mensen vragen of je eens in hun tas mag kijken bij wijze van steekproef wanneer je deze in de dealer room toelaat. Maar zoiets moet wel met grote vriendelijkheid worden verzocht en het hoeft niet meer te zijn dan een snelle blik. In de huisregels stond volgens mij dat het niet toegelaten was zelf eten of drinken te nuttigen of mee te nemen. Dat zijn de regels en mensen worden verwacht die op te volgen. Als je dat niet doet of hebt verzuimt deze op voorhand even door te nemen is dat je eigen fout. Volgens mij handelt de security daarmee niet buiten hun bevoegdheidsgebied. Ze moeten enkel even informeren of je je voedsel niet voor medische redenen zelf voorziet. Catering is vaak een belangrijke bron van inkomsten voor de uitbater van de locatie en/of de conventie.

Ik was er niet bij en ken ook het hele verhaal niet. Ik weet niet wie wat beweert, dus ik kan geen volledig gefundeerde uitspraken doen. Alles overwogen moet ik echter wel zeggen dat wanneer ik objectief kijk naar wat er gezegd wordt, volgens mij Tomocon niet incorrect heeft gehandeld. Dat mensen pissig worden als de security hun werk doet is hun probleem. Diefstal gebeurt, mensen lezen de regels niet en sommige cosplayers weten bijvoorbeeld niets over de wapenwet die ook voor replica's en zwaarden geldt. Als er iets ernstigs gebeurt is dat ten eerste heel erg, en ten tweede qua verzekering een ramp voor een organisatie als zij in fout waren.

M'n reflex bij dingen zoals dit is om te willen meehelpen, maar daar ben ik soms wat te snel in. Ik zou eerst ook wat meer kanten van het verhaal willen horen. Als echter blijkt dat Tomocon gewoon wat te lijden heeft onder beginnersfouten, gebrek aan naamsbekendheid en volgende editie als veel beter kan doen dankzij de geleerde lessen, ben ik eerder geneigd om er voor te willen zorgen dat die volgende editie inderdaad beter gaat dan de boel daardoor te vermijden.
Dus afhankelijk van hoe m'n persoonlijke situatie volgende jaar is en wat ik verder nog hoor zou ik misschien wel willen vrijwilligen voor Tomocon. Verder ken ik ook nog iemand die flink wat ervaring heeft inzake security op cons en die taak heel serieus neemt. Misschien dat die er ook wel voor te vinden is.

Waar precies twijfelen jullie aan als ik vragen mag?
Hebben jullie x aantal vrijwilligers of specifieke beveiliging nodig?

Dat de organisatie niet optimaal was lijkt me duidelijk, maar om goed te kunnen oordelen of je gaat of niet moet je eerst besluiten waar een con aan moet voldoen / wat jullie nodig hebben van een con.

Ik denk dat de geruchten over beveiliging vooral in de lucht hangen omdat, als ik mij niet vergis, Umbrella Corp. Netherlands de security deed. Doordat zij al veel op conventies aanwezig waren als gasten, denk ik dat de meeste mensen ze niet met de security of de crew geassocieerd hebben. Umbrella Corp. is over het algemeen redelijk capabel als het aankomt op gopheren, omdat veel van hun leden ook vrijwilliger zijn (geweest) bij andere conventies. Alleen heeft Umbrella het afgelopen jaar nogal last gehad van geruchten over hun houding, dat ze arrogant zouden zijn en elitair enzo...
In ieder geval heb ik dus wel bewust security zien staan, die hun taak uitvoerde.

Ach zo, Umbrello Corp. deed de security. Dat wist ik nog niet.
Op zich is dat helemaal geen slecht idee, want ze hebben daar inderdaad ervaring mee. Alleen meten ze zich soms een nogal militaire houding aan. Uiteraard hoort dat helemaal bij hun cosplay, maar in functie van security vind ik dat wat minder. Het gaat hier namelijk om conventies waar mensen zich welkom en op hun gemak willen voelen. Naar mijn mening is vriendelijkheid en behulpzaamheid van de security staff daar erg belangrijk voor. Security is een aanspreekpunt, en dient een oogje in het zeil te houden en indien nodig zelf mensen even aan te spreken als ze merken dat hun cosplay props tegen de regels ingaan, indien ze de doorgang versperren etc.

Bij Atsusacon vragen we vrijwilligers die we inzetten voor security om geen cosplay te dragen. Ze krijgen een fluo vestje. Security staff wordt ook gevraagd van niet in te grijpen bij niet-triviale problemen maar een oproep te doen naar de organisatie. Ik weet niet of het zo'n goed idee is om security te laten doen door een groep die erbij loopt als een militie met (weliswaar niet super-realistische) replica's van vuurwapens.

Van wat ik hoorde kun je als organisatie in flinke problemen komen, als je cosplayers zoals de umbrella corp de beveiliging laat doen. Ze hebben geen enkele diploma's en als officiële instanties daarachter komen hangen daar flinke boetes aan voor de organisatie.

Ik weet dat dit op Imagicon al bijna fout ging, toen eventjes vrolijk alle umbrella mensjes voor op straat gingen rondzwaaien met hun leuke props. Politie ziet het verschil niet tussen een leuke cosplay en een protentiele bedreiging. Als ze er dan nog eens achter komen dat leuke cosplays ook nog eens een serieuze beveiligingsrol hebben. Dan komen er problemen.

Het gaat er om dat we weten dat we onze activiteiten veilig en zonder (al te veel :')) problemen uit kunnen voeren. We willen zeker weten dat we een snelle reactie kunnen krijgen van staffleden of beveiligers als er iets mis gaat. In de tekenruimte is het al voorgekomen dat mensen zich erg misdroegen en hoewel we daarvoor, voor zover ik heb meegemaakt, nog niet de beveiliging hebben moeten inschakelen, is het een fijn idee om te weten dat ze voor ons klaarstaan. Aangezien de hele organisatie van onze activiteiten al stressvol genoeg is.

Natuurlijk zijn geruchten niet de basis waarop we beslissen om er wel of niet heen te gaan, vandaar dat hier even rondvraag naar jullie ervaringen. Dus bedankt voor alle reacties! ^^

Om eerlijk te zijn vond ik de security op Nishicon slechter geregeld dan op Tomocon. Er waren naar mijn weten maar twee EHBO'ers aanwezig, die zondag vroeg al weg waren. Er is een bezoekster geweest die zondagavond een paniekaanval kreeg. Ze hebben haar zo enkele minuten in haar eentje op een drukke gang gezet. Daarna heeft ze in een van de workshopkamers gezeten totdat de ambulance er was, er waren op dat moment geen EHBO'ers meer dacht ik. Wij als NoZLan zaten toen ook "vast" in onze ruimte, omdat de we de gang toen niet meer op mochten. Er onhandig allemaal, vooral omdat dat meisje steeds verplaatst moest worden.

Olly schreef:Om eerlijk te zijn vond ik de security op Nishicon slechter geregeld dan op Tomocon. Er waren naar mijn weten maar twee EHBO'ers aanwezig, die zondag vroeg al weg waren. Er is een bezoekster geweest die zondagavond een paniekaanval kreeg. Ze hebben haar zo enkele minuten in haar eentje op een drukke gang gezet. Daarna heeft ze in een van de workshopkamers gezeten totdat de ambulance er was, er waren op dat moment geen EHBO'ers meer dacht ik. Wij als NoZLan zaten toen ook "vast" in onze ruimte, omdat de we de gang toen niet meer op mochten. Er onhandig allemaal, vooral omdat dat meisje steeds verplaatst moest worden.

Er is een feedback formulier voor Nishicon. Had je dit al ingevuld? Want dit lijken me belangrijke punten om aan te stippen!
EHBO zerlf kan je echter eigenlijk niet echt bij security rekenen, denk ik. Security dient natuurlijk wel beschikbaar te zijn om bij een probleem de EHBO te waarschuwen, of iemand tot daar te brengen, en er op toe te zien dat er geen verdere problemen ontstaan (zoals jullie die vastzaten).
Helaas denk ik dat de meeste cons niet over de middelen bezitten om een beveiligingsfirma in te huren. Daardoor kan je vrijwilligers hun taak niet meer noemen dan "steward" of "host" en in feite niet "security". Dat beperkt ook hun bevoegdheden. Cons zijn dan waarschijnlijk ook erg blij met een organisatie zoals Umbrella Corp. die zich voor die taak aanbieden.

Daardoor vraag ik me nu wel het volgende af: is Umbrella Corp. effectief een vereniging? Hebben ze mensen die zijn opgeleid voor security en de nodige qualificaties hebben? Want als dat niet zo is, is het niet legaal voor hen om zich te gedragen zoals een beveiligingsfirma.